Office Manager & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Über uns & zur Position
ISD FENIQS ist ein inhabergeführtes IT-Beratungs- und Managed-Service-Unternehmen mit Schwerpunkten in Cybersecurity, Cloud & Infrastructure, DevOps & Software sowie Modern Workplace. Als Teil der FENIQS Group verbinden wir technische Tiefe mit echtem Kundennutzen. Mehr als 160 IT-Spezialisten arbeiten täglich an Projekten, die für unsere Kunden einen echten Unterschied machen.
Hinter jedem reibungslos laufenden Projekt steht ein Team, das im Hintergrund alles am Laufen hält. In dieser Rolle übernimmst du dieses Rückgrat: Du unterstützt unsere Geschäftsführung direkt, hältst das Office im Tagesgeschäft am Laufen und sorgst dafür, dass unser Fuhrpark bestens betreut ist. Du wirst zur zentralen Anlaufstelle, wenn Dinge in Bewegung kommen müssen.
Deine Mission
Du bist das organisatorische Rückgrat für unsere Geschäftsführung und unser Office. Du steuerst Termine, Reisen, Unterlagen und Events, empfängst unsere Gäste, betreust den gesamten Fuhrpark und übernimmst die Funktion des Sicherheitsbeauftragten sowie die Ansprechpartnerrolle für unsere externe Sicherheitsfachkraft. Diese Rolle vereint somit drei Schwerpunkte: vertrauensvolle Assistenz unserer Geschäftsführung, ganzheitliches Office Management und die Verantwortung für unseren Fuhrpark. Überall, wo Organisation gefragt ist, schaffst du Struktur und Klarheit.
Deine Verantwortlichkeiten & Aufgaben
- Du steuerst Termine, Prioritäten und Stakeholder-Abstimmungen für unsere Geschäftsführung intern wie extern.
- Du organisierst Geschäftsreisen ganzheitlich: Buchungen, Reisepläne, Abrechnungen, ggf. Visa- und Hotelkoordination.
- Du erstellst Recherchen, Reports, Decision Papers und Excel-Auswertungen für fundierte Entscheidungen.
- Du planst und organisierst interne und externe Veranstaltungen wie Team-Events, Workshops und Management-Meetings.
- Du verantwortest Dokumenten- und Vertragsmanagement mit Ablage, Versionierung, Freigabeprozessen und Vertraulichkeit.
- Du betreust unser Besuchs- und Empfangsmanagement: Terminabstimmung, Raumplanung, Catering und Zugänge.
- Du verantwortest unseren Fuhrpark: Bestellung, Übergaben, Rückgaben, Schadensfälle und Rechnungsprüfung.
- Du übernimmst die Funktion des Sicherheitsbeauftragten und bist Ansprechpartner für unsere externe Sicherheitsfachkraft.
- Du verwaltest firmeneigene Mobiltelefone und IT-nahe Arbeitsmittel.
- Du nimmst an Terminen mit unserem externen Datenschutzbeauftragten teil und unterstützt bei Ad-hoc- und Sonderthemen.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Erste Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder in der Assistenz.
- Ausgeprägtes Organisationstalent: strukturiert, selbstständig und immer einen Schritt voraus.
- Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion.
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint.
- Freude daran, Dinge zu koordinieren, zu optimieren und kreativ mitzudenken, besonders bei Events.
- Souveränität und Überblick auch bei vielen parallel laufenden Themen.
- IT-Affinität und sicherer Umgang mit digitalen Tools und IT-nahen Arbeitsmitteln.
- Englischkenntnisse für internationale Dienstleister, Gäste und Unterlagen.
- Vorerfahrung in der direkten Unterstützung von Geschäftsführung oder Management.
- Erfahrung mit Reise- und Reisekostentools.
- Erfahrung in der Organisation von Firmenveranstaltungen, Off-Sites oder Workshops.
- Grundverständnis für DSGVO und Datenschutzprozesse.
- Erste Berührungspunkte mit Fuhrparkmanagement oder Dienstleistersteuerung.
Kompetenzen
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen und Genderzeichen (z. B. „*", „:" oder doppelte Nennungen) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Unsere Benefits
Dich erwarten spannende Projekte, ein starkes Team und großartige Kollegen. Zusätzlich profitierst du von vielen Benefits, von finanziellen Vorteilen bis zu Angeboten, die deinen Arbeitsalltag flexibler machen und auch privat echten Mehrwert bieten. Nachfolgend findest du einen Auszug unserer Benefits.
Klingt das nach der richtigen Herausforderung für dich?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.
Bitte bewirb dich ausschliesslich über unser Online-Formular. Von Bewerbungen per E-Mail bitten wir ausdrücklich abzusehen, da diese aus Datenschutzgründen nicht bearbeitet werden können.
ISD FENIQS ist ein Equal Opportunity Employer. Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden ungeachtet von Geschlecht, Alter, Behinderung, ethnischer Herkunft, Religion oder sexueller Identität berücksichtigt.
Bewerbungsprozess
Unser Bewerbungsprozess ist klar strukturiert und darauf ausgelegt, dass beide Seiten eine fundierte Entscheidung treffen können. Unsere Guiding Principles bilden den Rahmen für alle Gespräche. Auf dieser Basis führen wir Behavioral Interviews durch, die echte Erfahrungen in den Mittelpunkt stellen.
Online-Bewerbung
Zeitpunkt: Innerhalb von 3 Werktagen
Deine Bewerbung wird von unserem HR- & People-Operations-Team geprüft und du erhältst eine Eingangsbestätigung. Wir gleichen deine Qualifikationen mit unseren Anforderungen ab und informieren dich zeitnah über die nächsten Schritte.
HR Telefon- oder Videointerview
Dauer: 30-45 Min. | Zeitpunkt: Innerhalb 3-5 Werktagen
Lerne ISD FENIQS kennen und erzähl uns was über dich. Wir reden über deinen Werdegang, deine Karriereziele und die Details der Stelle. Dieses Gespräch hilft uns, sicherzugehen, dass wir gut zusammenpassen, bevor wir weitermachen.
Interview mit Fachabteilung
Dauer: 45-60 Min. | Zeitpunkt: Innerhalb 1 Woche
Tret mit deinen potenziellen Teammitgliedern und dem Personalverantwortlichen in Kontakt. Wir schauen uns deine technischen Kenntnisse, deine Herangehensweise an Probleme und deinen möglichen Beitrag zu laufenden Projekten an.
Leadership Interview (bestimmte Rollen)
Dauer: 45-60 Min. | Zeitpunkt: Innerhalb 3-5 Tagen
Für ein paar leitende Rollen oder strategische Positionen triffst du dich mit unserem Führungsteam, um über die Ausrichtung der Vision, strategisches Denken und langfristige Wachstumschancen zu sprechen.
Anstellungsunterlagen
Zeitpunkt: Innerhalb 3-5 Tagen
Wir zeigen dir unser Angebot und klären die Vertragsdetails. Unser HR-Team sorgt dafür, dass alle Unterlagen klar sind und beantwortet alle deine Fragen.
Onboarding
Zeitpunkt: Dein vereinbarter Starttermin
Starte deine Reise mit einem umfassenden Onboarding, Teamvorstellungen und ersten Projektaufgaben. Hier beginnt deine Karriere bei ISD FENIQS.
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